Datenschutzerklärung

Artikel 1: Allgemeines

Roadmappy (nachfolgend "wir", "uns", "unser", "Roadmappy") ist ein familiengeführtes Unternehmen mit Sitz in der Schweiz und übernimmt als "Verantwortlicher" die Verantwortung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, einschliesslich der Nutzung unserer Plattform.

In unserer Datenschutzerklärung bezeichnet "personenbezogene Daten" alle Informationen, die sich auf Sie als identifizierte oder identifizierbare natürliche Person und Nutzer der Plattform beziehen.

Roadmappy verarbeitet personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Rechtsvorschriften und insbesondere mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 2016/679 der EU vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Der Zugriff auf oder die Nutzung unserer Plattform setzt Ihr vollständiges und vorbehaltloses Verständnis dieser Datenschutzerklärung voraus. Das bedeutet, dass Sie vollständig darüber informiert sind, wie Roadmappy Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung und zu den hierin genannten Zwecken erhebt, verwendet und verarbeitet.

Roadmappy behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu ändern, anzupassen und zu aktualisieren, indem eine überarbeitete Fassung auf unserer Plattform veröffentlicht wird. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Datenschutzerklärung regelmässig zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Sie über alle Änderungen informiert sind.

Artikel 2: Welche personenbezogenen Daten erhebt Roadmappy

Roadmappy kann zu den in Artikel 3 genannten Zwecken die folgenden Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:

Artikel 3: Rechtsgrundlage und Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, wenn wir einen bestimmten Zweck und eine Rechtsgrundlage dafür haben, und verarbeiten nur das, was für die Verfolgung des jeweiligen bestimmten Zwecks relevant ist:

3.1 Allgemeine Zwecke

3.2 KI-Verarbeitung

Roadmappy verwendet grosse Sprachmodelle von Google (Gemini) und Assembly AI für die Transkriptionsverarbeitung, um Ihre integrierten Daten und Meeting-Aufzeichnungen zu analysieren. Alle KI-Verarbeitungen erfolgen über in Europa ansässige APIs, um die Datensouveränität zu gewährleisten. Die KI-Verarbeitung dient dazu:

• Erkenntnisse aus Kundenfeedback und Gesprächen zu gewinnen
• Trends und Muster in Ihren Daten zu erkennen
• Zusammenfassungen und Massnahmenpunkte aus Meetings zu erstellen
• Intelligente Empfehlungen für Ihre Roadmap bereitzustellen

3.3 Direktmarketing

Wenn Roadmappy Ihre elektronischen Kontaktdaten im Rahmen der Bereitstellung unserer Dienste erhalten hat, kann Roadmappy Ihre E-Mail-Adresse verwenden, um Ihnen Werbematerial zu ähnlichen Diensten zu senden, die wir möglicherweise anbieten. Dies beruht auf dem berechtigten Interesse von Roadmappy.

Sonstiges Werbematerial zu nicht ähnlichen Diensten wird Ihnen nur zugesandt, wenn Sie uns Ihre vorherige Einwilligung dazu erteilt haben.

Wir bieten Ihnen jederzeit eine DSGVO-konforme Möglichkeit, sich jederzeit, kostenlos und ohne Angabe von Gründen vom Erhalt solcher E-Mails abzumelden, beispielsweise durch Klicken auf die Abmeldeschaltfläche am Ende jeder Werbe-E-Mail oder durch Senden einer E-Mail an privacy@roadmappy.io.

3.4 Übermittlung an Dritte

Roadmappy behandelt personenbezogene Daten als vertrauliche Informationen und wird sie unter keinen Umständen und zu keinem anderen als den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken an Dritte weitergeben oder übermitteln, es sei denn, das Gesetz verpflichtet uns dazu.

Roadmappy kann Ihre personenbezogenen Daten an Drittanbieter von Diensten weitergeben, soweit dies zur Durchführung unserer Geschäftstätigkeit erforderlich ist:

• AWS (Amazon Web Services) - Serverhosting und Infrastruktur (Region Deutschland/EU)
• Neon - Datenbankhosting (Region Deutschland/EU)
• Stripe - Zahlungsabwicklung
• Google AI (Gemini) - Verarbeitung durch Sprachmodelle (in Europa ansässige APIs)
• Assembly AI - Transkriptionsdienste (in Europa ansässige APIs)
• PostHog - Analysen und Nachverfolgung des Nutzerverhaltens

Diese Parteien sind durch Auftragsverarbeitungsverträge gesetzlich verpflichtet, Ihre Privatsphäre jederzeit zu gewährleisten, und verarbeiten Daten ausschliesslich in Übereinstimmung mit unseren Zwecken und Weisungen.

Roadmappy verkauft oder vermietet Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte, ausser in den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Situationen oder wenn Sie Ihre vorherige Einwilligung ausdrücklich erteilen.

Im Falle einer vollständigen oder teilweisen Umstrukturierung von Roadmappy, einer Übertragung der Geschäftstätigkeit von Roadmappy oder im Falle einer Insolvenz von Roadmappy können Ihre personenbezogenen Daten an neue Rechtsträger oder Dritte übertragen werden. Roadmappy wird Sie im Voraus über solche Übertragungen informieren.

3.5 Gesetzliche Anforderungen

In aussergewöhnlichen Fällen kann es vorkommen, dass Roadmappy verpflichtet ist, Ihre personenbezogenen Daten aufgrund einer gerichtlichen Anordnung oder zur Einhaltung zwingender Gesetze und/oder Vorschriften zu übermitteln. Roadmappy wird, sofern nach vernünftigem Ermessen möglich, versuchen, Sie vorab zu informieren, es sei denn, die Offenlegung dieser Informationen unterliegt rechtlichen Beschränkungen.

Artikel 4: Dauer der Verarbeitung

Roadmappy speichert Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer, die zur Erreichung der in Artikel 3 dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich ist, einschliesslich solange dies für das Vertragsverhältnis zwischen Ihnen und Roadmappy wesentlich ist.

Roadmappy kann Ihre personenbezogenen Daten auch speichern, um geltende Gesetze einzuhalten oder im Rahmen gesetzlicher Anforderungen. Daher gelten die nachstehend genannten Aufbewahrungsfristen nicht, wenn Roadmappy gesetzlich verpflichtet ist, Ihre personenbezogenen Daten für kürzere oder längere Zeiträume zu speichern.

Aufbewahrungsfristen

Artikel 5: Ihre Rechte

5.1 Auskunftsrecht und Recht auf Kopie

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu erhalten sowie über den Zweck der Verarbeitung informiert zu werden.

5.2 Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung

Sie haben stets das Recht, die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn Sie diese für unrichtig halten. Sie können auch verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten unrichtig sind.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Schreiben Sie uns einfach an privacy@roadmappy.io und wir löschen alle Ihre Daten innerhalb von 24 Stunden.

5.3 Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn Sie hierfür schwerwiegende und berechtigte Gründe haben und darlegen.

Sie haben auch das Recht, der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke des Direktmarketings zu widersprechen. In diesem Fall müssen Sie für Ihren Widerspruch keine besondere Begründung angeben.

5.4 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Ihre von unserer Plattform verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten und/oder diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen.

5.5 Recht auf Widerruf der Einwilligung

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer vorherigen Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

5.6 Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Sie haben das Recht zu verlangen, nicht einer ausschliesslich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschliesslich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

5.7 Ausübung Ihrer Rechte

Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie uns kontaktieren:

• Per E-Mail an privacy@roadmappy.io
• Über das Kontaktformular auf unserer Website

Bei Anfragen zur Datenlöschung verpflichten wir uns, Ihre Anfrage zu bearbeiten und alle Ihre Daten innerhalb von 24 Stunden zu löschen.

5.8 Recht auf Beschwerde

Sie haben das Recht, bei Ihrer örtlichen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte verletzt wurden.

Für Personen in der EU finden Sie Ihre nationale Datenschutzbehörde hier: Datenschutzbehörden der EU

Wenn Ihnen durch die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein Schaden entstanden ist, können Sie einen Anspruch auf Schadensersatz geltend machen.

Artikel 6: Sicherheit und Vertraulichkeit

Datenschutz und Sicherheit stehen für uns an oberster Stelle. Roadmappy hat umfassende Sicherheitsmassnahmen auf technischer, organisatorischer und physischer Ebene getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen:

Technische Massnahmen

• Alle Daten werden über AWS und Neon in Rechenzentren der Europäischen Union (Deutschland) gespeichert
• Branchenübliche Verschlüsselung für Daten während der Übertragung und im Ruhezustand
• Alle KI-Verarbeitungen nutzen in Europa ansässige APIs zur Wahrung der Datensouveränität
• Regelmässige Sicherheitsaudits und Schwachstellenbewertungen
• Sichere Authentifizierungs- und Autorisierungsmechanismen

Organisatorische Massnahmen

• Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist ausschliesslich auf autorisiertes Personal beschränkt
• Alle Dienstleister unterzeichnen Auftragsverarbeitungsverträge
• Regelmässige Schulungen der Mitarbeitenden zum Datenschutz und zur Sicherheit
• Verfahren zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle
• Regelmässige Backups zur Vermeidung von Datenverlust

Sollte es dennoch zu einer Sicherheitsverletzung kommen, die Ihre personenbezogenen Daten betrifft, wird Roadmappy Sie unverzüglich über die Verletzung informieren, einschliesslich einer zusammenfassenden Beschreibung der möglichen Auswirkungen und Empfehlungen zu Massnahmen zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen.

Roadmappy haftet in keiner Weise für direkte oder indirekte Schäden, die durch unrechtmässige oder unsachgemässe Nutzung personenbezogener Daten durch einen Dritten verursacht werden.

Zugleich tragen auch Sie eine Mitverantwortung für die Wahrung der Privatsphäre und Sicherheit der Dienste, beispielsweise indem Sie keinem Dritten Einblick in Ihre vertrauliche Kommunikation gewähren.

Artikel 7: Internationale Datenübermittlungen

Alle Ihre Daten werden innerhalb der Europäischen Union (Deutschland) gespeichert und verarbeitet, um einen maximalen Datenschutz gemäss den DSGVO-Vorschriften zu gewährleisten.

Auch wenn wir einige Dienstleister nutzen, die möglicherweise weltweit tätig sind (wie Stripe für die Zahlungsabwicklung), enthalten alle Auftragsverarbeitungsverträge angemessene Garantien zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gemäss den Anforderungen der DSGVO.

Insbesondere erfolgt jede KI-Verarbeitung durch Google (Gemini) und Assembly AI über deren in Europa ansässige APIs, wodurch sichergestellt wird, dass Ihre Daten innerhalb der EU verbleiben.

Artikel 8: Integrationsspezifische Verarbeitung

Wenn Sie Integrationen mit Drittanbieterdiensten autorisieren, willigen Sie ausdrücklich ein, dass Roadmappy auf die folgenden Daten zugreift und diese verarbeitet:

Salesforce-Integration

• Chatter-Feed-Beiträge und Kommentare
• Ereignisbeschreibungen aus dem Salesforce-Kalender
• In Beiträgen genannte Kontakt- und Kontoinformationen

App Store- und Play Store-Integration

• Öffentliche Nutzerbewertungen für Ihre Anwendungen
• Bewertungssterne und Zeitstempel
• Benutzernamen der Rezensenten (öffentliche Informationen)

Intercom-Integration

• Konversationsnachrichten zwischen Ihnen und Ihren Kunden
• Kundenmetadaten (Name, E-Mail, Unternehmen)
• Konversations-Tags und -Attribute

Calendar-Integration

• Ereignistitel, -beschreibungen und -zeiten
• Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmer
• Meeting-Links und -Orte

Slack-Integration

• Nachrichten und Thread-Verlauf aus den von Ihnen ausgewählten Kanälen
• Benutzernamen der Teilnehmer
• Anhänge und geteilte Dateien in ausgewählten Kanälen

Beamer-Integration

• Nutzerbewertungen und Kommentare zu Ihren Feature-Beiträgen
• Reaktionsdaten (Likes, Stimmen)
• Informationen zu Kommentierenden (Name, E-Mail, sofern angegeben)

Sie können jede Integration jederzeit trennen, und nach der Trennung stellen wir die Erhebung neuer Daten aus dieser Quelle ein. Sie können die Löschung zuvor erhobener Integrationsdaten anfordern, indem Sie eine E-Mail an privacy@roadmappy.io senden.

Artikel 9: Einhaltung der Google API Services

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Roadmappy von Google APIs erhält, an andere Apps unterliegt der Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Insbesondere gilt für Roadmappy:

• Roadmappy verwendet Google-Nutzerdaten ausschliesslich, um die von Ihnen ausdrücklich autorisierten Funktionen bereitzustellen und zu verbessern (Kalendersynchronisierung und Meeting-Planung)
• Roadmappy übermittelt Google-Nutzerdaten nicht an Dritte, es sei denn, dies ist erforderlich, um den Dienst bereitzustellen oder zu verbessern, um geltende Gesetze einzuhalten oder im Rahmen einer Fusion, Übernahme oder eines Vermögensverkaufs mit vorheriger Ankündigung
• Roadmappy verwendet Google-Nutzerdaten nicht zur Auslieferung von Werbung, einschliesslich Retargeting, personalisierter oder interessenbasierter Werbung
• Roadmappy gestattet Menschen nicht, Google-Nutzerdaten zu lesen, es sei denn, Sie erteilen Ihre ausdrückliche Einwilligung für bestimmte Nachrichten, es ist zu Sicherheitszwecken erforderlich (z. B. zur Untersuchung von Missbrauch), es ist zur Einhaltung geltenden Rechts erforderlich oder die Daten sind für interne Zwecke aggregiert und anonymisiert

Artikel 10: Verarbeitung durch den Meeting-Bot

Wenn Sie den Meeting-Bot von Roadmappy aktivieren, willigen Sie ausdrücklich in die folgenden Verarbeitungstätigkeiten ein:

Aufzeichnung und Transkription

• Der Meeting-Bot tritt Meetings in Ihrem Kalender bei, für die Sie die Aufzeichnung aktiviert haben
• Während des Meetings werden Audio und/oder Video aufgezeichnet
• Aufzeichnungen werden mit Assembly AI transkribiert (in Europa ansässige Verarbeitung)
• Transkripte werden mit Google AI analysiert, um Erkenntnisse und Massnahmenpunkte zu gewinnen

Einwilligung und Transparenz

• Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Meeting-Teilnehmer darüber zu informieren, dass das Meeting aufgezeichnet wird
• Sie müssen die Einwilligung aller Teilnehmer einholen, bevor Sie die Aufzeichnungsfunktion aktivieren
• Der Meeting-Bot kündigt seine Anwesenheit an, wenn er Meetings beitritt

Datenkontrolle

• Sie können den Meeting-Bot jederzeit deaktivieren
• Sie können einzelne Meeting-Aufzeichnungen und -Transkripte löschen
• Alle Meeting-Daten werden auf Anfrage an privacy@roadmappy.io innerhalb von 24 Stunden gelöscht

Artikel 11: Kontakt

Für alle datenschutzbezogenen Fragen, Anliegen oder Anfragen kontaktieren Sie uns bitte:

• E-Mail: privacy@roadmappy.io
• Bei dringenden Anfragen zur Datenlöschung antworten wir innerhalb von 24 Stunden

Wir setzen uns dafür ein, Ihre Anliegen zeitnah, transparent und in Übereinstimmung mit den Anforderungen der DSGVO zu bearbeiten.

Artikel 12: Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken widerzuspiegeln oder aus anderen betrieblichen, rechtlichen oder regulatorischen Gründen.

Wenn wir wesentliche Änderungen vornehmen, benachrichtigen wir Sie per E-Mail oder durch einen deutlich sichtbaren Hinweis auf unserer Plattform. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmässig zu überprüfen.

Das Datum "Zuletzt aktualisiert" am Anfang dieser Seite gibt an, wann diese Datenschutzerklärung zuletzt überarbeitet wurde.